Aikavarkaiden kuningas

BadKingJokainen meistä on jossain vaiheessa osallistunut turhalta tuntuviin palavereihin, jotka ovat vain venyneet ja venyneet seurauksella, että loppupäivästä ne ”oikeat” työt tehtiin sitten omalla ajalla. Tuntuuko tutulta?

Reilu viikko sitten minut oli kutsuttu 60 minuutin palaveriin, joka venyi 25 minuutilla. Palaverilla ei ollut kunnon tavoitetta, ei johtamista – vain vapaata ajatusten vaihtoa ja rönsyilyä. Puolessa välissä palaveria kiemurtelin tuolissani ja ajattelin, mennään nyt jo asiaan! Vasta aivan palaverin viime minuuteilla käsittelimme sen asian, jonka vuoksi olin kutsuttu ja tietysti myöhästyin seuraavasta tapaamisestani!

Kuulen samankaltaisia ajan = eurojen tuhlailutarinoita asiakkailtani aivan liian usein. Eikö voitaisi lopettaa yhdessä tämä hulluus?

Itse sain hyvän opetuksen urani alkuvaiheessa kun minua, nuorta juniori konsulttia, pyydettiin esimieheni toimesta laskemaan yhden palaverin suorat sekä vaihtoehtokustannukset. Huomioin osallistujien palkat, tilavuokrat, vaihtoehtoiset tuotot jne. Nähtyäni mitä todellisuudessa kuuden keskijohtoon kuuluvan henkilön palaveri maksaa, en ole enää koskaan suhtautunut palaverien järjestämiseen kevyesti. Kyseessä oli siis tuhansien eurojen investointi!

Palaveri lienee yksi niistä yrityksen investoinneista, johon ei kiinnitetä riittävästi huomiota. Jos kuitenkin haluat muutosta, niin tässä kolme yleispätevää ohjetta, joiden avulla Sinäkin voit helposti tehostaa palavereitasi ja lopettaa resurssien ja ajan tuhlaamisen:

  1. Varaa aikaa palaverin valmisteluun
  • Päätä jo etukäteen mikä on palaverin tavoite ja haluttu lopputulos. Sen tulisi siis olla esimerkiksi päätös, toimintasuunnitelma ja/tai luettelo kuntoon saatettavista asioista.
  • Määrittele tarkkaan, kenen oikeasti tulee osallistua palaveriin. Jokaisen osallistujan on tuotava palaverille lisäarvoa ja myös tiedostettava tämä saapuessaan.
    Jos lisäarvosta ei ole varmuutta, älä kutsu – älä tuhlaa heidän aikaansa, koska voit aivan hyvin saada tiedot tältä henkilöltä myöhemminkin.
  • Määrittele etukäteen, paljonko on aikaa asioiden käsittelyyn ja tulosten aikaan saamiseen. Muista, että kalenterisi taipuu myös muihin aikoihin kuin vain laiskojen suosimiin 30 tai 60 minuuttiin.
  1. Johda tuottava ja aikataulutettu palaveri
  • Aloita aina aikataulussa. Jos aina joustat aloituksessa myöhässä tulijoiden vuoksi, muut oppivat, että odotat kyllä heitä. Erään asiakkaani uusi toimitusjohtaja opetti johtoryhmäänsä tulemaan ajoissa, lukitsemalla kokoustilan ovet täsmälleen palaverin alkaessa. Kun ”vanha” talousjohtaja oli myöhästynyt kaksi kertaa johtoryhmän palaverista ja näin jäänyt paitsi myös koko kokouksesta, oppi hänkin tulemaan ajoissa.
  • Pidä kiinni sovitusta aikataulusta, jotta et tuhoa kenenkään toisen loppupäivän aikataulua. Mikä sitten saa aikataulun raiteiltaan? Aloituksen myöhästyminen, palaverin tavoitteiden painottamisen puuttuminen avauksesta ja yksityiskohtiin takertuminen – muutamia mainitakseni. Palaverin edetessä pidä kirjaa käsittelemättä jääneistä yksityiskohdista ja palaa niihin, jos aikataulussa on tilaa.
  • Agendan ja tavoitteen lisäksi, kerro osallistujille odotuksesi heidän roolistaan. Painota aikatauluraameja sekä kerro asioille varattavan ajan määrä jo palaverin alussa. Hyvä olisi myös kertoa toivotun lopputuloksen muoto ja asiat joihin palaveri vaikuttaa.
  • Päätä palaveri yhteenvetoon siitä, mitä sovittiin, kuka on vastuussa ja mihin mennessä asia pitää hoitaa. Älä koskaan lopeta palaveria olettamuksiin. Kertaa, mitä ei saatu sovittua aikataulun puitteessa ja miten nämä asiat selvitetään. Jos vain mahdollista, aikatauluta seuraava palaveri ennen nykyisen päättämistä.
  1. Kiteytä keskeisimmät sovitut asiat
  • Kiteytä keskeisimmät sovitut asiat, vastuulliset henkilöt sekä aikataulut kirjallisesti heti palaverin jälkeen. Vielä parempi, jos annat tämän tehtävän jollekin osallistujalle.
  • Seuraa päätettyjen asioiden etenemistä. Tiimisi seuraa esimerkkiäsi, pysy palaverissa sovitussa aikataulussa ja kommunikoi mahdolliset muutokset.


Bonusvihje:

  1. Hallitse omaa kalenteriasi
  • Kun saat palaverikutsun varmista, että tiedät tavoitteen ja oman roolisi palaverissa. Jos näin ei ole, tiedustele tätä palaverin järjestäjältä ennen osallistumisen hyväksymistä. Voi olla hyväksi kieltäytyä joistain palavereista ja jättää näin itsellesi aikaa muiden vastuittesi hoitamiseen.

Mieti, miten paljon aikaa säästettäisiin, tehokkuutta lisättäisiin ja euroja säästettäisiin, jos kaikki yrityksessäsi noudattaisivat edellä olevia ohjeita.

Stefan Appel,
myynnintekijä, Interim Sales Oy

Facebooktwitterlinkedin